13 June 2024

Pelayanan Paroki Secepat Chatting Medsos

1

*Refleksi Awam untuk Tahun Refleksi Keuskupan Agung Jakarta 2021*

Rabu malam, 23 Desember 2020, saya mengirim pesan WhatsApp kepada Ketua Lingkungan Santo Yohanes Pemandi 3, Paroki Bekasi Utara. Saya meminta saran dan arahan beliau untuk mengurus pembuatan Kartu Keluarga Katolik. Maklum saja kami baru mau mengurusnya karena sejak pemberkatan nikah kami pada masa pandemi, 10 Oktober 2020, saya dan istri menunggu keluarnya Surat Perkawinan kami dari Paroki Bekasi.

Awalnya, kami terpaksa mengurus KK Gereja karena diminta orang tua kami untuk memproses administrasi Gereja dan Sipil. Kami mengatakan kepada orang tua kami belum dapat mengurus KK Katolik karena masih menunggu proses administrasi sipil yang hingga dua bulan belum kelar juga.

Perhatian orang tua kami ternyata mendorong kami untuk mengurus KK Gereja karena kami sekalian ingin mendapatkan Sakramen Maha Kudus pada malam natal dan natal 25 Desember 2020. Namun karena belum beres dari KK Sipil maka kami memakai KK Katolik orang tua kami masing-masing untuk mendaftar di belarasa.id.

Malam itu sekitar pukul 22.58 WIB Ketua Lingkungan YP3 membalas pesan WhatsApp saya. “Nanti saya siapkan yah formulirnya,” kata bang Nong Bura sapaan akrab kami waktu muda mudi gereja.

Esok harinya saya membalas,”Siap bang. Makasi ya. Selamat menyongsong natal.”

Selang tiga hari, 28 Desember 2020, pukul 13.55 WIB saya mendapatkan notifikasi WhatsApp dari Ketua Lingkungan YP3 berisikan formulir pendataan / revisi kepala keluarga berjudul dokumen002.pdf.

“Form pembuatan KK Gereja mohon diisi dan dilampirkan dokumen copynya, trims,” kata bang Bura.

“Siap pa ketling. Nanti akan dilengkapi,” jawab saya.

“Memang tinggal di sini yah? form dan dokumen di scan atau di foto saja kirim via WA, Trims,” tulis ketua lingkungan kami.

“Siap. Tinggal di Rawa Bambu,” jawab saya lagi.

“Ok. diharapkan aktif dan akan jadi pengurus berikutnya, trims,” kata Ketua Lingkungan YP3 itu.

Saya dalam hati seraya melebarkan pipi mengirimkan stiker gambar emak-emak makan sirih, “Gak bisa komen takut lepas.”

Ketua lingkungan saya pun cuma mengirimkan ikon senyum lebar tiga gambar. 😆😆😆

Waktu terus berganti. Berkas kami pribadi sebenarnya sudah siap semua untuk urus KK Gereja. Hanya saja kami menunggu dari pihak kelurahan asal istri saya di Rawa Lumbu, Bekasi yang ternyata tidak kunjung mengabari kami untuk dibuatkan surat keterangan pindah KK Sipil.

Secepat Chatting

Pada hari Senin 25 Januari 2020 saya dan istri sudah melengkapi isian formulir KK Gereja. Saya kemudian mengirimkan form itu melalui WhatsApp, itu juga karena diingatkan orang tua kami sehari sebelumnya.

[16:46, 1/25/2021] Melki Pangaribuan: Selamat sore pak Ketua Lingkungan
[16:46, 1/25/2021] Melki Pangaribuan: Apa kabar?
[16:46, 1/25/2021] Melki Pangaribuan: Izin melapor ya
[16:46, 1/25/2021] Melki Pangaribuan: Kami warga baru
[16:47, 1/25/2021] Melki Pangaribuan: Maaf untuk data catatan sipil kami masih diproses di kelurahan dan kecamatan istri yang di rawa lumbu

[17:00, 1/25/2021] YP3 Syrus nong Bura: OK
[18:15, 1/25/2021] YP3 Syrus nong Bura: Tolong dilampirkan dokumen2nya

[19:20, 1/25/2021] Melki Pangaribuan: Siap pak ketua

Esok paginya saya baru membalas ketua lingkungan karena seharian itu badan saya kurang istirahat.

[05:48, 1/26/2021] Melki Pangaribuan: Pagi pak ketua.
Untuk dokumen2nya via WA atau mau diantarkan ke rumahkah copynya?

[06:15, 1/26/2021] YP3 Syrus nong Bura: WA saja kalo tidak sempat

[06:26, 1/26/2021] Melki Pangaribuan: Baik pa ketua
[06:33, 1/26/2021] Melki Pangaribuan: Untuk surat nikahnya mau discan dulu pagi ini pak ketua
[06:34, 1/26/2021] Melki Pangaribuan: Dokumen lainnya apa lagi ya pak yg perlu kami lengkapi?

[06:43, 1/26/2021] YP3 Syrus nong Bura: Komuni,krisma, kk pemerintah

Saya pun mengirim data yang diperlukan kepada ketua lingkungan.

[07:40, 1/26/2021] Melki Pangaribuan: Kk pemerintah belum ada pak
[07:41, 1/26/2021] Melki Pangaribuan: masih diproses sama orang kelurahan dan kecamatan
[07:41, 1/26/2021] Melki Pangaribuan: Komuni krisma nanti akan kami lengkapi

[07:47, 1/26/2021] YP3 Syrus nong Bura: Ok

Saya kemudian melanjutkan pergi ke kantor di daerah Tebet sekalian mengantarkan istri saya yang lokasi kerjanya yang tidak begitu jauh. Setiba di kantor saya mendapatkan pesan notifikasi dari ketua lingkungan.

[08:41, 1/26/2021] YP3 Syrus nong Bura: tempat baptis kendari masuk ke uskupan mana yah?

[08:42, 1/26/2021] Melki Pangaribuan: Keuskupan Agung Makassar pak
[08:42, 1/26/2021] Melki Pangaribuan: dulu Ujung Pandang

Selang beberapa menit kemudian, saya dikirimkan PDF dengan registrasi K000345793.

Saya kaget dengan nama saya yang sudah masuk dalam KK Gereja Katolik, hanya saja belum ada nama istri saya. Dalam hati kecil saya merasa kagum dengan pelayanan Ketua Lingkungan kami yang begitu cepat menginput datanya. Dia pun mengirimkan pesan begini.

[09:00, 1/26/2021] YP3 Syrus nong Bura: Untuk Isteri belum bisa di masukan ke dalam KK yp3 untuk itu harus lapor ke Admin lingkungan atau paroki isteri untuk dimutasikan ke Paroki Bekasi Utara,trims

[09:02, 1/26/2021] Melki Pangaribuan: terima kasih banyak Pak Ketua
[09:02, 1/26/2021] Melki Pangaribuan: nanti saya sampaikan ke istri saya

[09:05, 1/26/2021] YP3 Syrus nong Bura: Tolong diinformasikan ke saya kalau sudah dimutasi yah Bro,Trims

[09:06, 1/26/2021] Melki Pangaribuan: siap pak Ketua

Saya kemudian mengabari istri saya kalau data KK Gereja kami sudah dibuatkan. Namun belum ada nama istri saya karena datanya belum lengkap dan belum dimutasi oleh parokinya.

Saya kemudian meminta izin kantor untuk mengurus surat keterangan pindah istri di Rawa Lumbu. Ternyata surat pindah sipil tersebut sudah ada namun tidak dihubungi lagi oleh orang kelurahan hingga 60 hari lebih.

Saya sempat mampir ke rumah mertua saya di Lingkungan St. Ursula 3, Paroki Bekasi. Ternyata data komuni pertama istri saya tidak ditemukan, yang ada hanya foto komuni pertamanya dengan pastor paroki dan kawan-kawan seangkatannya.

Saya lalu berinisiatif menuju ke Paroki Taman Galaxy, Santo Bartolomeus untuk membuat surat keterangan komuni pertama istri saya. Sekitar pukul 11.00 WIB saya menuju ke Paroki Taman Galaxy Bekasi.

Saya kemudian menemui staf sekretariat, namun dia terkejut karena ada umat yang meminta surat keterangan komuni pertama, padahal sudah menerima Sakramen Krisma.

Saya sempat menunggu karena staf sekretariat Paroki Taman Galaxy menelepon staf sekretariat Paroki Bekasi Utara. Entah bagaimana obrolan mereka itu, akhirnya dibuatlah surat keterangan bahwa istri saya telah komuni pertama di Gereja St. Bartolomeus.

Setelah itu, saya menuju ke Paroki Bekasi, Gereja St. Arnoldus Janssen untuk mengubah data KK Gereja istri saya ke Paroki Santa Clara. Sesampai di Paroki Arnoldus saya harus menunggu satu jam karena bertepatan waktu istirahat karyawan hingga selesai pukul 13.00 WIB.

Ternyata ketika saya mengajukan mutasi KK Gereja untuk istri saya ke Santa Clara hanya diproses dalam waktu kurang lebih 2 menit. Menurut staf sekretariat St. Arnoldus status istri saya tinggal diklaim (konfirmasi) oleh paroki tujuan atau Paroki Santa Clara yang menjadi tujuan pindahnya.

Saya pun dari Gereja Katolik yang terkenal dekat terminal Bekasi itu langsung menuju Gereja Santa Clara Bekasi Utara. Untungnya saya sempat makan siang dulu di rumah mertua jadi tidak begitu lapar.

Setiba di Gereja Santa Clara, sama seperti di Paroki sebelumnya saya diperiksa cek suhu dan cuci tangan dulu. Staf Sekretariat Paroki Santa Clara yang saya temui sangat ramah dan juga terkejut ketika ternyata tahu bahwa saya yang meminta surat keterangan komuni pertama di Gereja Bartolomeus sebelumnya.

Seraya ngobrol-ngobrol kurang lebih 5 menit kartu keluarga saya sudah jadi beserta revisiannya dan lengkap dengan tanda tangan cap Pastor Paroki Gereja Santa Clara. Saya sempat meminta minum dua botolan di pastoran Santa Clara karena sudah kehausan keliling di tiga paroki dekenat Bekasi itu.

Saya bersyukur dan berterima kasih untuk pengurus lingkungan dan para staf sekretariat tiga Paroki yang menolong saya hingga dibuatkan KK Gereja.

Evaluasi dan Saran/Masukan

Namun demikian berkaitan dengan refleksi awam saya pada Tahun Refleksi KAJ 2021, ada beberapa catatan yang perlu dievaluasi, diperbaiki, dan ditingkatkan untuk pelayanan umat di paroki.

Pertama, untuk pengurus lingkungan dan paroki sudah sangat baik, cepat, responsif, dan komunikatif menjawab umat yang membutuhkan pelayanan seperti yang saya alami di atas. Saya merasa sikap melayani, responsif, komunikatif itu perlu ditingkatkan terus.

Sikap seperti itu menurut saya perlu dikembangkan lagi untuk setiap pelayanan umat di lingkungan dan sekretariat Paroki. Umat semakin dimudahkan melalui digitalisasi media sosial.

Namun yang menjadi catatan saya, kalau boleh memberi masukan, dan jika tidak keberatan, perihal jam istirahat karyawan sekretariatan paroki perlu diperbaiki. (Mohon maaf) apabila saya membandingkan dengan pelayanan di perbankan yang pada pukul 12 sampai 1 siang itu tidak ada ada istirahatnya.

Karyawan bank yang pernah saya temui biasanya bergantian untuk makan siang. Saya pikir untuk di sekretariat Paroki juga mungkin dapat diterapkan demikian apabila petugasnya lebih dari satu orang atau lebih dari dua orang.

Jadi secara bergantian ada staf paroki yang standby-berjaga di sekretariatan untuk menerima umat yang sedang membutuhkan pelayanan administrasi pada siang hari. Hal ini bukan berarti untuk mengganggu jam istirahat karyawan Paroki tetapi mungkin dapat mengakomodir umat yang berhalangan kalau tidak bisa pergi ke sekretariat paroki di luar jam 12 dan 1 siang.

Pengalaman yang saya alami hanya ada waktu libur sabtu minggu, itu pun untuk urusan pribadi rumah tangga dll. Apalagi kalau ada umat yang jam istirahat siang baru dapat izin kantor dulu untuk pergi ke Paroki. Padahal ada umat waktunya hanya dapat izin jam 12 sampai 1 siang pada hari biasa.

Yang kedua, saya menemukan sistem Biduk masih perlu ditingkatkan lagi untuk mutasi atau pemindahan data umat antarparoki atau antarkeuskupan. Sebaiknya perpindahan data mutasi itu cukup di satu Paroki saja (tempat tujuan pindahan), karena yang saya pahami dari obrolan dengan staf karyawan paroki bahwa status istri saya itu sempat tidak terdata di paroki manapun alias menggantung tanpa paroki. Statusnya belum ada paroki yang klaim/disetujui/dikonfirmasi di Paroki tujuan pindahnya.

Menurut cerita istri saya yang pernah ditugasi mengurusi Biduk Lingkungan, ternyata ada data umat yang ditandai warna abu-abu. Istri saya mengatakan itu belum dikonfirmasi statusnya.

Nah berkaitan saran saya untuk data Biduk, yang saya pahami, artinya ada jeda status umat ngegantung atau kosong pada sistem data Biduk. Dengan kata lain, istri saya tidak berada di mana-mana atau tidak tercatat di Paroki manapun, meskipun sudah mengajukan mutasi pindahan paroki. Di sini saya melihat ada kelemahan sistem Biduk yang harus diperbaiki lagi.

Saya menduga, seandainya atau apabila ada umat bersangkutan tidak mau mengklaim pindahan data lingkungan/paroki/keuskupan ke wilayah yang lain, maka data umat tersebut tidak jelas status warga gereja atau parokinya. Padahal umat tersebut masih mengakui sebagai umat Katolik.

Contohnya begini, jika umat dari St. Arnoldus pindah ke St. Clara dari sistem Biduk sudah dinyatakan pindah (mutasi) tetapi belum diklaim/dikonfirmasi oleh Paroki Santa Clara maka istri saya tidak punya paroki, karena St.Clara tidak mengklaim/konfirmasi data istri saya. Padahal data dari umat sudah lengkap dan tidak ada halangan untuk pindah atau mutasi ke Paroki Santa Clara.

Akan hal itu saya mengusulkan sistem klaim/konfirmasi cukup satu saja di Paroki tujuan atau tempat domisili umat bersangkutan yang pindah datanya. Jadi admin paroki/keuskupan yang memiliki akses administrator atau admin Biduk cukup mengkonfirmasi sekali saja data umat bersangkutan tanpa umat bersangkutan harus bolak balik antarparoki. Sedangkan lingkungan atau wilayah hanya melengkapi datanya saja seperti biasanya.

Jadi menurut saya, perpindahan antarparoki sebaiknya satu di sekretariat Paroki saja yang menentukan pindahnya sekaligus mengklaim/konfirmasi paroki pindahan tersebut. Maksud saya jika pindahnya ke Santa Clara sebaiknya cukup paroki Santa Clara yang memasukan datanya bahwa umat bersangkutan sudah/telah pindah datanya dari paroki Arnoldus karena sudah satu sistem data Biduk.

Dalam kasus saya, yang konfirmasi/disetujui/klaim oleh paroki Santa Clara saja sebagai tujuan paroki pembuatan KK Gereja. Sedangkan yang saya alami, saya mesti ke paroki St. Arnoldus dulu dan pergi lagi ke Santa Clara. Saya tidak bisa membayangkan seandainya ada umat yang pindah antarkeuskupan, apa mereka mesti bolak balik? Apakah sebaiknya cukup satu kali saja di paroki umat bertempat tinggal tetap?

Menurut saya kalau umat harus menunggu lagi atau umat harus kembali ke paroki sebelum kepindahannya, maka akan membuang waktu lagi umat tersebut untuk bolak balik lagi ke paroki yang dituju. Padahal secara digitalisasi seharusnya lebih cepat dan efisien sehingga umat yang seharusnya pindah dapat langsung terdata di Paroki Santa Clara misalnya, dengan catatan berkas atau data umat bersangkutan sudah lengkap. Jadi ke depan umat dapat langsung mencetak KKnya juga dari paroki tempat mereka berdomisili tetap.

Saya menduga, mungkin ini asumsi saya, bahwa ada umat yang sudah pindah atau keluar statusnya dari lingkungan/paroki/keuskupan tetapi belum diklaim/konfirmasi kepindahannya di Paroki/keuskupan lain. Kalau berbasis satu data maka seharusnya umat tersebut bukan warga gereja maupun paroki manapun karena digantung dalam sistem atau statusnya tidak jelas dalam sistem datanya meskipun sudah disebutkan pindah ke Paroki tujuannya.

Hal ini yang saya kira perlu dipikirkan oleh sistem Biduk Gereja Katolik, jangan sampai ada umat yang tidak terdata atau ingin pindah lingkungan/paroki tetapi tidak tersimpan datanya di dalam Biduk pindahan karena dia tidak segera mengklaim/dikonfirmasi oleh Paroki pindahan tersebut.

Mungkin itu dulu dua evaluasi dan masukan saya dari refleksi saya kali ini. Semoga sistem data Biduk Gereja Katolik semakin maju dan semakin terdigitalisasi dan untuk para pelayanan paroki dapat semakin komunikatif secepat chatting media sosial.

Dalam refleksi ini saya lampirkan lanjutan WhatsApp saya dengan ketua lingkungan saya setelah KK Gereja kami dicetak oleh staf sekretariat paroki.

[14:26, 1/26/2021] Melki Pangaribuan: Pak Ketua
[14:26, 1/26/2021] Melki Pangaribuan: Izin melapor
[14:26, 1/26/2021] Melki Pangaribuan: Tanda tangan pak Ketua gapapa kan diminta?
[14:26, 1/26/2021] Melki Pangaribuan: 😅
[14:26, 1/26/2021] Melki Pangaribuan: ☺️😊
[14:27, 1/26/2021] Melki Pangaribuan: Boleh kan minta tanda tangannya

[14:27, 1/26/2021] YP3 Syrus nong Bura: nanti kalo sudah lengkap datanya

[14:27, 1/26/2021] Melki Pangaribuan: Data apa lagi ya?
[14:27, 1/26/2021] Melki Pangaribuan: Itu Romonya sudah tandatangan
[14:28, 1/26/2021] Melki Pangaribuan: Saya perlu lengkapi apa lagi ya pak?

[14:28, 1/26/2021] YP3 Syrus nong Bura: oh sudah saya cek dulu yah

Selang beberapa menit kemudian beliau membalas

[14:42, 1/26/2021] YP3 Syrus nong Bura: Ok Bisa saya TTD

[14:46, 1/26/2021] Melki Pangaribuan: Terima kasih pak Ketua. Secepatnya saya kabari ya. Hari ini saya belum bisa ada kegiatan PD malam nanti.
[14:47, 1/26/2021] Melki Pangaribuan: Saya sudah izin kantor untuk urus KK dan sipil

[14:47, 1/26/2021] YP3 Syrus nong Bura: ok

Demikian refleksi awam saya kali ini, semoga bermanfaat bagi pihak-pihak terkait. Mohon maaf kalau kurang berkenan. Semoga saya dan anda pembaca hatiyangbertelinga.com semakin mencintai Yesus, semakin terlibat dalam karya pelayanan, dan semakin menjadi berkat bagi sesama.

Salam penuh takzim

SY Melki SP

Pada hari biasa, pekan biasa II, PW St. Timotius dan Titus, Uskup

@Harapan Jaya, Bekasi Utara


Discover more from HATI YANG BERTELINGA

Subscribe to get the latest posts to your email.

1 thought on “Pelayanan Paroki Secepat Chatting Medsos

Discover more from HATI YANG BERTELINGA

Subscribe now to keep reading and get access to the full archive.

Continue reading